Introdução

A despeito de repetitivas tentativas em otimizar seus estoques de Materiais MRO/Indiretos, em todo o mundo as empresas industriais em geral continuam apresentando significativas lacunas (gaps): níveis de serviço insatisfatórios, baixa produtividade e elevados custos operacionais e financeiros.

Lamentavelmente ainda prevalece uma visão simplista e reducionista de que praticamente tudo se resume em atribuir Min/Max aos materiais e enquadrá-los em categorias arbitrárias do tipo: ABC, XYZ, 123, e Baixo/Alto Giro.

Muitas empresas não atentaram ainda para o fato de que é simplesmente impossível se obter um ótimo trade off entre custo (capital de giro amarrado em estoque) e performance (nível de serviço, risco de falta etc.) com o uso de tecnologias obsoletas a exemplo das embutidas nos ERPs (todos eles), em “soluções caseiras” desenvolvidas com o uso de planilhas (Excel, Minitab etc.), e em ferramentas convencionais de “otimização de estoques”.

Para complicar ainda mais a situação, existem os inevitáveis conflitos de interesses presentes em maior ou menor intensidade em qualquer empresa. Por exemplo, enquanto o Financeiro e Suprimentos/Logística querem menos estoque, Engenharia/Manutenção quer mais estoque. Enquanto TI acha que o ERP é “solução para tudo”, paradoxalmente os parâmetros de estoque (Min/Max, lote de compra, estoque de segurança) não são calculados e atualizados dinamicamente pelo ERP e, quando são, isto é feito de forma absolutamente ineficaz em termos de custo-benefício.

Círculo Vicioso

Sempre que ocorre uma ruptura no estoque (stockout) que causa perda de produção (lucro cessante) suficiente para chegar ao conhecimento da alta gerência, imediatamente é expedida de cima para baixo uma ordem geralmente do tipo: “Compre mais materiais e aumente os níveis de estoques, isso não pode acontecer novamente”.

Em contrapartida, assim que os níveis de estoque voltam a se elevar, vem outra ordem do tipo: “Corte o valor do estoque em x%”.

Como tais ordens são postas em prática sem o suporte de tecnologia adequada, os resultados não são sustentáveis e isto explica por que ciclicamente as empresas estão “reduzindo” e “aumentando” seus níveis de estoque.

Projetos de Redução/Otimização/Revisão de Parâmetros de Estoque

Independentemente do título ou do objetivo, no fundo a maioria desses projetos têm como meta reduzir estoque. Afinal, partem do pressuposto de que os níveis de estoque são excessivos, deixando de atentar para o fato de que na realidade os estoques são cronicamente desbalanceados, isto é, falta onde precisa e sobra onde não precisa.

O problema é que enquanto encargos com capital de giro amarrado em estoque são facilmente vistos e mensurados, custos por falta de material (stockout costs) não são e, assim sendo, acabam ficando ignorados ou subestimados, até mesmo porque as empresas não dispõem de tecnologia para prevê-los e aferi-los.

Qual é Então a Solução?

A fim de romper o círculo vicioso é de fundamental importância que antes de iniciar mais um “Projeto de Redução/Otimização/Revisão de Parâmetros de Estoque”; a gerência reflita e faça uma autocrítica para verificar se com os recursos de que dispõe é possível ter respostas consistentes para, dentre outras, as seguintes questões:

O investimento em estoque é alto ou é baixo e quanto é esse “alto” ou “baixo”?

Os níveis de serviço (atendimento) praticados são confiáveis e satisfatórios? Se não são medidos, por que não e quais são as consequências?

A empresa dispõe de ferramental analítico para determinar qual é o risco de excluir do estoque itens não obsoletos que não movimentam há mais de “x” períodos?

A empresa dispõe de ferramental analítico para atribuir criticidade (importância) aos materiais de forma objetiva, consistente e produtiva?

A empresa dispõe de ferramental analítico suportado por avançados algoritmos capazes de proporcionar um ótimo trade off entre custo e performance?

A empresa conhece os recursos – teoria e lógica – por trás da “caixa-preta” do seu ERP (sobretudo os importados) que paradoxalmente é operado no modo predominantemente manual de cálculo dos parâmetros de estoque?

A empresa sabe o que deverá – e o que não deverá – ser feito, e como, para implantar uma Gestão de Materiais MRO/Indiretos de forma competitiva e sustentável?

Conclusão

Nossa experiência juntamente com a de nossos associados (Austrália, Canadá e EUA) ao longo de mais de duas décadas em vários países mostra que a menos que se tenham respostas consistentes para questões essenciais como essas, qualquer tentativa de otimizar estoques estará inapelavelmente comprometida. Decisões arbitrárias e soluções paliativas além de encobrir ainda mais o problema só contribuem para perpetuar o círculo vicioso com seus reflexos altamente negativos na competitividade da empresa.

 

David A. de Castro
Diretor Geral
Brasman Engenharia